ما هي أهمية برنامج التدقيق الداخلي الفعّال وكيف يمكن تنفيذه؟

تُعتبر عمليات التدقيق الداخلي موردًا أساسيًا لتعزيز الكفاءة والشفافية والامتثال في المنظمات، مما يجعلها عاملاً مميزًا لنجاح الأعمال. وفقًا للمعيار الدولي 19011:2018، يُعرف التدقيق بأنه "العملية المنظمة والمستقلة والموثقة للحصول على الأدلة الموضوعية وتقييمها بشكل موضوعي، لتحديد مدى استيفاء معايير التدقيق". في هذا السياق، من المهم تحديد دور المدقق الذي يجب أن يكون مؤهلاً، لأنه هو الذي يفحص ويلاحظ ويقيم العملية بأكملها ونظام إدارتها.

الحاجة إلى الامتثال والتحسين المستمر

التدقيق الداخلي ضروري للحفاظ على الامتثال للمتطلبات التنظيمية والمعايير الدولية، مثل BRCGS وIFS وFSSC 2200 وSQF. يشير بحث من PwC Brazil إلى أن 62% من الشركات التي تنفذ عمليات تدقيق داخلية منتظمة أظهرت انخفاضًا كبيرًا في عدم التوافق والعقوبات المرتبطة بها. ضمان الامتثال لمتطلبات القواعد والمعايير المطبقة يجنب العقوبات والمخاطر القانونية ويضمن الحفاظ على منح الشهادات / عملية التصديق الدولية. تحديد فرص التحسين ضروري لتعزيز ثقافة الاستباقية في تحديد نقاط الضعف، وكذلك منع الفجوة التي يمكن أن تصبح انحرافًا أكثر خطورة.

التحديات في صناعة الأغذية

تواجه الصناعات الغذائية العديد من المخاطر المتعلقة بعدم الامتثال ونقص التحكم في الجودة، مثل استدعاء المنتجات وفقدان ثقة المستهلك. وفقًا لخدمة سلامة الأغذية والتفتيش (FSIS)، كانت أكثر من 25% من عمليات استدعاء الأغذية في الولايات المتحدة في عام 2020 بسبب إخفاقات في السيطرة على الجودة الداخلية. يقيم عملية إدارة المخاطر ويثير المخاطر التي لم يتم إدارتها بعد، ويعيد تحديد الإجراءات للتخفيف منها والتحقق من فعالية الإجراءات المنفذة بالفعل.

تنفيذ عمليات التدقيق الداخلي

عملية التدقيق الداخلي التدقيق الداخلي ، المعروف أيضًا باسم عمليات التدقيق من الطرف الأول ، يتم تنفيذه من قبل المنظمة نفسها باستخدام موظفيها أو من قبل محترف مستأجر ، ويتم تنفيذه من أجل البحث عن أدلة المطابقة في نظام الإدارة والامتثال لمتطلبات المعيار. وتصف معايير الشهادات المعترف بها من قبل GFSI، مثل BRCGS Food وIFS Food وFSSC 22000 وSQF، برنامج التدقيق الداخلي كأحد متطلباتها ويجب أن يحتوي على الحد الأدنى: - خطة (برنامج و / أو إجراء) تحدد النطاق والمعايير؛ - وتيرة؛ - كفاءة المدققين؛ - السجلات (تقرير وخطة عمل)؛ - نتائج الاتصال. يوضح الجدول أدناه مقارنة متطلبات التدقيق الداخلي للمعايير التابعة لـ GFSI.

مقارنة بين متطلبات التدقيق الداخلي بين المعايير:

BRCGS Food - المتطلب 3.4

• برنامج التدقيق الداخلي.

• التردد: 4 مرات في السنة ويجب تحديد تردد كل نشاط في علاقة مع المخاطر المرتبطة والأداء السابق.

• النطاق: الإطار التحليلي للخطر، وبرامج المتطلبات المسبقة، وحماية الأغذية، والاحتيال، والإجراءات الداخلية للحصول على المعيار.

• سجلات الامتثال و/أو عدم التطابق.

• خطة الإجراءات التصحيحية والوقائية ومواعيدها النهائية.

• الاتصال: يجب أن تُرسل النتائج إلى المسؤولين عن تنفيذ الإجراءات. وأيضًا إلى الإدارة.

• متطلبات المدققين الداخليين: مؤهلون، مدربون ومستقلين عن المهمة التي يتم تدقيقها.

IFS Food - المتطلب 5.1

• برنامج التدقيق الداخلي.

• التردد: كل 12 شهر ويجب ألا تتجاوز 15 شهر. يجب أن يكون هناك تقييم للمخاطر حيث ينبغي تدقيق الأنشطة الحرجة لسلامة الأغذية وجودة المنتجات بشكل متكرر أكثر.

• النطاق: جميع متطلبات معيار IFS.

• سجلات الامتثال، الانحرافات وعدم المطابقة.

• الاتصال: يجب أن تُوثَّق النتائج وتُرسل إلى الإدارة والأشخاص المسؤولين عن الأنشطة المعنية.

• متطلبات المدققين الداخليين: مؤهلين ومستقلين عن القسم المدقق.

SQG Food - المتطلب 2.5.4

• إجراء مع الأساليب والمسؤولية عن البرمجة.

• التردد: على الأقل سنويًا.

• النطاق: جميع معايير SQF.

• سجلات الامتثال و/أو عدم المطابقة.

• خطة إجراءات تصحيحية ووقائية للتعامل مع العيوب المحددة.

• الاتصال: يجب أن تُعلن النتائج للمديرين الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ التحقق من الإجراءات التصحيحية والوقائية.

• متطلبات المدققين الداخليين: مدرَّبون ومؤهلون في إجراءات التدقيق الداخلي ومستقلون عن المهمة التي يتم تدقيقها.

FSSC 22 - متطلب 9.2 من ISO 22000:2018

• برنامج مع التخطيط، التردد، الأساليب، المسؤوليات ومتطلبات التخطيط والتقرير، مع مراعاة أهمية العمليات المشاركة والتغيرات في نظام HSEMS ونتائج المراقبة وقياسات التدقيق السابقة.

• النطاق والمعايير التي تحددها الشركة.

• التقرير: نتائج التدقيق

• خطة الإجراءات: التصحيحات والإجراءات التصحيحية المناسبة ضمن الأطر الزمنية المتفق عليها؛ يجب أن يكون هناك تحقق من الإجراءات المتخذة وتوثيق نتائج التحقق.

• الاتصال: تم الإبلاغ عن النتائج لفريق سلامة الأغذية والإدارة ذات الصلة.

• متطلبات المدققين الداخليين: مؤهلين وغير محايدين.

فوائد التدقيق الداخلي

إجراء التدقيقات الداخلية بطريقة مناسبة وبجدية ودعم من الإدارة تضيف جملة من القيم إلى الشركة. وتشمل هذه:

ضمان الامتثال: تساعد في ضمان توافق العمليات مع متطلبات المعايير القائمة، مما يتيح تجنب العقوبات وضمان الحفاظ على الاعتماد / إصدار الشهادات. وفقًا لدراسة من هارفارد بزنس ريفيو، فإن الشركات التي تنفذ عمليات تدقيق داخلية بانتظام هي أقل عرضة بـ 30% لمواجهة عقوبات تنظيمية.

تحديد فرص التحسين: تعزز ثقافة استباقية في تحديد نقاط الضعف، مما يمنع الانحرافات الصغيرة من أن تصبح مشكلات خطيرة. بناءً على هذا المبدأ، من الممكن إعادة تقييم العمليات وفهم أين توجد فرص لتحسين النشاط، مراجعة العملية أو حتى إلغاء مرحلة، مما يجعل العمل أكثر فعالية.

زيادة الكفاءة التشغيلية: زيادة كفاءة العمليات التشغيلية، مما يقلل من إعادة العمل وإعادة المعالجة.

إدارة المخاطر: يسلط الضوء ويدير المخاطر المتعلقة بأنظمة الإدارة، وإعادة تقييم المخاطر التي لم يتم التداول بها بعد ، وتعيد تعريف الإجراءات لتخفيفها والتحقق من فعالية الإجراءات التي تم تنفيذها بالفعل.

تحسين السمعة والمصداقية: يظهر التزام الشركة بالجودة والاستدامة والمسؤولية الاجتماعية، مما يزيد من ثقة العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة. وداخليًا، يعزز تحسين ثقافة الجودة والسلامة بين الموظفين والمنظمة.

التحسين المستمر وزيادة التنافسية

التدقيق الداخلي هو أداة للتحسين المستمر من خلال مراجعة نظام الإدارة، حيث من خلال تحديد عدم الاتفاقيات والتعامل معها، تتحسن الشركة وتقوي عمليتها.

لذلك، يُعتبر التدقيق الداخلي لا غنى عنه لأي شركة تسعى إلى التميز في إنتاج الأغذية، لضمان ليس فقط جودة وسلامة المنتج، ولكن أيضًا الاستدامة والتنافسية في السوق من أجل ضمان مستقبل أكثر أمانًا وازدهارًا لجميع المشاركين.

المصادر:

1. Norma ABNT NBR ISO 19011/2018 - Diretrizes para auditorias de sistemas gestão.

2. Estudos de caso da Harvard Business Review sobre auditorias internas.

3. Relatório da PwC sobre reputação corporativa e auditorias.

4. Dados da Food Safety and Inspection Service (FSIS) sobre recalls de alimentos.

5. Norma BRCGS Food issue 9

6. Norma IFS Food issue 8

7. Norma ABNT NBR ISO 22000:2018.

8. Norma SQF: Código de Segurança de Alimentos: Fabricação de Alimentos, Ed. 9